標案企劃公司與LED媒體供應商如何合作？
從投標前支援、得標後執行到履約交付完整解析
政府政策宣導、城市行銷、觀光活動、文化節慶、公共安全及大型活動標案，
通常需要整合企劃、設計、影音、社群、新聞及戶外媒體等多項服務。
標案企劃公司擅長研究招標需求、撰寫服務建議書、規劃行銷策略、
參與評選簡報及管理政府機關窗口；
LED媒體供應商則掌握版位、規格、檔期、影片上刊及播放紀錄。
雙方若能在投標前建立合作，
企劃公司就能在服務建議書中提出更具體的LED媒體配置、預算與執行方式；
得標後，也能迅速銜接正式詢價、影片製作、版位確認、排程上刊及履約驗收。
真正有效的合作模式，不是企劃公司得標後才臨時尋找LED版位，而是：
投標前共同完成媒體規劃，得標後依契約正式執行。
行政院公共工程委員會目前將媒體服務採購投標須知範本及
媒體服務採購契約範本列入政府採購招標相關文件，
並提供媒體服務採購評選項目及配分權重範例，
供機關依個案特性調整參考。
因此，企劃公司與媒體供應商的合作內容，除了價格與版位，
也應涵蓋執行流程、工作時程、履約管理及成果交付；
實際要求仍須以個別標案招標文件與契約為準
一、標案企劃公司與LED媒體供應商如何分工？
雙方合作前，必須先把角色與責任說清楚。
標案企劃公司主要負責
- 研究招標文件
- 掌握機關需求
- 規劃整體行銷策略
- 撰寫服務建議書
- 製作評選簡報
- 編列整體預算
- 與政府機關溝通
- 管理履約進度
- 彙整期中及期末成果
- 負責整體專案品質
LED媒體供應商主要負責
- 提供全台LED版位資料
- 提供商圈與區域配置建議
- 提供初步及正式報價
- 確認影片規格與秒數
- 協助LED廣告影片製作
- 確認正式版位與檔期
- 安排跨縣市播放排程
- 執行上刊、換檔與下刊
- 蒐集播放照片及影片
- 協助整理履約資料
企劃公司不需要自行經營LED電視牆，
LED媒體供應商也不必介入整體標案提案與政府窗口管理。
雙方各自發揮專業，才能降低重複溝通及執行風險。
二、第一階段：投標前需求確認
企劃公司準備投標時，應先將標案中的LED媒體需求整理清楚，再提供給合作廠商。
建議至少提供以下資訊。
1. 標案或專案名稱
例如：
- 政策宣導案
- 防詐騙宣導
- 交通安全宣導
- 城市觀光推廣
- 大型節慶活動
- 購物節
- 音樂祭
- 運動賽事
- 就業博覽會
- 公營事業形象宣傳
2. 宣傳目的
確認本案主要希望達成：
- 增加政策知曉
- 提高活動參與
- 引導民眾申請
- 建立城市形象
- 接觸特定地區居民
- 吸引外地旅客
- 強化公共安全提醒
3. 目標族群
例如：
- 一般市民
- 青年學生
- 上班通勤族
- 家庭親子
- 銀髮族群
- 外地遊客
- 商家及企業
- 特定行政區居民
4. 投放區域
可指定：
- 單一行政區
- 單一縣市
- 北部生活圈
- 中部區域
- 南部區域
- 六都
- 全台多縣市
- 活動所在地與客源城市
5. 預計執行條件
包括：
- 投放期間
- 廣告秒數
- 預計版位數量
- 媒體預算
- 是否分階段換檔
- 是否需要影片製作
- 投標截止日期
- 預計履約資料
資料越完整，LED媒體供應商提出的方案就越接近實際需求。
三、第二階段：LED媒體供應商提出初步配置
收到需求後，LED媒體供應商應依宣傳目的及預算，提供初步媒體方案。
完整方案不應只有版位名稱與價格，還應包括：
- 建議投放城市
- 建議行政區或商圈
- 版位基本資料
- 版位現場照片
- 螢幕比例
- 廣告秒數
- 投放期間
- 素材規格
- 初步費用
- 版位選擇理由
- 替代版位方向
- 履約資料內容
- 報價有效期限
例如，一場在桃園舉辦的大型觀光活動，媒體配置可以分成：
在地曝光
選擇桃園、中壢或活動所在地周邊商圈，增加在地居民對活動的認知。
跨區導流
依潛在參與者來源，評估台北、新北或新竹等生活圈。
會場提醒
活動前一週，可加強會場周邊、車站或交通節點的曝光。
這樣的配置比平均選擇幾個熱門版位，更具有策略邏輯。
四、第三階段：協助企劃公司撰寫服務建議書
LED媒體供應商不一定需要代寫整份標案企劃書，但應提供企劃公司可使用的媒體資料。
建議提供以下內容。
媒體策略文字
說明LED電視牆在整體行銷中的角色，例如：
本案規劃透過戶外LED電視牆，
將宣傳訊息延伸至主要交通節點、商圈及生活圈，
補強社群與網路廣告之接觸限制，形成線上與線下整合宣傳。
區域配置理由
例如：
本案依活動參與者來源及交通動線，於活動所在地安排在地曝光，
並於鄰近客源城市規劃跨區媒體，以建立在地提醒及外地導流的雙層配置。
版位配置表
可列出：
- 縣市
- 行政區
- 商圈
- 版位類型
- 廣告秒數
- 投放期間
- 配置目的
執行流程
包括：
- 需求確認
- 正式版位確認
- 影片製作
- 素材審核
- 上刊排程
- 播放確認
- 履約紀錄
- 成果交付
預算內容
說明刊播費、影片製作、多尺寸輸出、換檔、現場紀錄及履約資料等費用。
官方評選範例是供機關依採購特性調整使用，
因此企劃公司仍應逐項對照該案評選須知、需求規範及配分內容，
決定LED媒體章節應呈現的深度。
五、第四階段：投標期間的保密與版位處理
投標階段通常涉及未公開的企劃策略、預算及合作廠商資料。
LED媒體供應商應配合：
- 專案名稱保密
- 招標文件內容保密
- 預算及報價保密
- 版位配置策略保密
- 不對外揭露合作關係
- 不任意接觸政府機關
- 不越過企劃公司直接報價
- 不將資料轉交其他競爭廠商
同時，企劃公司也應了解：
取得初步報價，不代表LED版位已正式保留。
投標至決標可能經過數週或數月，正式得標後仍須重新確認：
- 版位檔期
- 正式費用
- 上刊日期
- 素材交付時間
- 履約要求
服務建議書中不宜過度承諾尚未正式保留的特定版位，應建立合理的替代機制。
六、第五階段：得標後正式啟動合作
企劃公司成功得標後，
應立即將正式契約、履約期間及機關核定內容重新整理給LED媒體供應商。
雙方需確認：
- 正式投放城市
- 正式版位
- 投放期間
- 廣告秒數
- 素材數量
- 上刊及下刊日期
- 換檔次數
- 影片製作責任
- 現場紀錄要求
- 履約資料格式
- 報價及付款方式
政府採購網站將媒體服務採購投標須知與契約範本分別列為正式招標相關文件類型，
實際得標後的合作內容，應回到正式契約及機關核定內容確認，
不宜只沿用投標前的口頭討論或初步估價。
七、第六階段：LED影片製作與素材審核
若政府機關提供的素材只有：
- 平面DM
- 政策文字
- 活動海報
- 照片
- Logo
- 簡報資料
LED媒體供應商可以協助轉換為適合戶外播放的短影音。
常見服務包括：
- 15秒廣告影片
- 30秒廣告影片
- AI主持人
- AI配音
- 動態文字
- 活動預熱版
- 活動倒數版
- 政策重點版
- 橫式與直式輸出
- 特殊比例影片
正式上刊前，企劃公司應與機關確認：
- 政策內容是否正確
- 日期與地點是否正確
- 機關名稱是否正確
- Logo與識別是否正確
- 影片秒數是否符合規格
- 畫面比例是否符合版位
- 是否涉及授權問題
- 是否已完成正式核定
沒有取得內容確認前，不宜直接安排正式上刊。
八、第七階段：跨縣市排程與上刊管理
如果標案涉及多個城市，LED媒體供應商應建立統一排程表。
內容可包括：
- 縣市
- 版位名稱
- 素材版本
- 素材交付日期
- 上刊日期
- 下刊日期
- 是否完成播放確認
- 是否需要換檔
- 現場紀錄狀態
- 履約資料交付日期
- 異常及補播情況
企劃公司則負責確認：
- 機關核定進度
- 素材修改意見
- 正式履約日期
- 成果文件格式
- 機關查驗要求
雙方使用同一份進度表，可以降低資訊落差。
九、第八階段：播放紀錄與履約驗收
LED廣告完成播放後，媒體供應商應依合作約定提供成果資料。
常見內容包括：
- LED版位清單
- 投放縣市與地址
- 上刊及下刊日期
- 實際播放素材
- 現場照片
- 實際播放影片
- 排程或上刊紀錄
- 換檔紀錄
- 異常處理
- 補播紀錄
企劃公司再將這些資料整理成：
- 期中報告
- 期末成果報告
- 履約附件
- 驗收文件
- 簡報成果頁面
官方媒體服務採購契約範本提供政府機關規劃契約內容時使用，
但個案的照片數量、拍攝日期、查驗方式、成果格式與驗收標準，
仍以正式契約及機關要求為準。(數位國家暨創新經濟部)
十、雙方應該簽訂或確認哪些合作內容？
為降低爭議，建議以正式報價單、訂單、委託書或合作合約確認以下事項。
媒體內容
- 版位名稱
- 投放城市
- 廣告秒數
- 投放期間
- 素材數量
- 換檔次數
影片製作
- 影片版本
- 畫面尺寸
- 製作內容
- 修改次數
- 交付期限
- 授權責任
履約資料
- 現場照片
- 播放影片
- 排程紀錄
- 交付格式
- 交付期限
異常處理
- 螢幕故障
- 臨時停播
- 素材錯誤
- 延遲上刊
- 替代版位
- 補播或延長方式
費用及付款
- 未稅金額
- 稅金
- 含稅總價
- 付款時間
- 發票方式
- 請款文件
保密及客戶保障
- 專案資料保密
- 不越過企劃公司
- 不直接接觸委託機關
- 不對外揭露報價
- 不爭取合作公司的既有案件
十一、合作中最常發生的七個問題
1. 投標前沒有提供完整需求
媒體廠商只能提供概略價格，無法提出真正可執行的配置。
2. 得標後直接沿用舊報價
投標前後的檔期、價格及履約期間可能不同，必須重新確認。
3. 版位與目標族群沒有關聯
只挑熱門地點，卻無法說明為什麼適合本案。
4. 沒有確認影片尺寸
影片製作完成後，才發現部分LED螢幕無法使用。
5. 沒有建立替代版位
原版位無檔期時，無法迅速提出調整方案。
6. 履約資料事後才確認
播放完成後，才發現照片、影片或排程資料不符合驗收需求。
7. 合作界線沒有說清楚
媒體供應商直接接觸委託機關，影響企劃公司的客戶關係。
十二、LED廣告好幫手可提供哪些合作服務？
針對標案企劃公司、整合行銷公司、活動企劃公司、公關公司及廣告代理商，
LED廣告好幫手可協助提供：
投標前支援
- 全台LED電視牆版位諮詢
- 目標族群與生活圈配置
- 單一城市及跨縣市方案
- 投標前快速詢價
- 不同預算級距規劃
- 服務建議書媒體資料
- 執行流程與履約方式說明
AI影音製作
- DM及海報轉LED影片
- 15秒與30秒廣告影片
- AI主持人及AI配音
- 動態文字與動畫設計
- 多尺寸與特殊比例輸出
得標後執行
- 正式版位及檔期確認
- 全台多點排程管理
- 素材規格檢查
- 上刊、換檔及下刊
- 播放狀況確認
- 異常及補播協調
履約成果
- 現場播放照片
- 現場播放影片
- 版位與排程資料
- 素材版本整理
- 成果報告附件協助
合作保障
- 尊重企劃公司的專案來源
- 配合統一對外窗口
- 不任意越過合作公司接觸委託單位
- 配合專案保密
- 建立長期LED媒體供應合作
結語：投標前共同規劃，得標後專業分工
標案企劃公司與LED媒體供應商的最佳合作模式，
不是臨時詢價，也不是單純買賣版位。
完整合作應包括：
- 投標前需求分析
- LED版位與區域配置
- 初步報價與預算規劃
- 服務建議書資料支援
- 專案及客戶保密
- 得標後正式確認
- AI影音製作
- 跨縣市排程投放
- 播放紀錄
- 履約與成果交付
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投標前詢價、媒體配置、服務建議書資料、AI影片製作及得標後履約執行。
您負責標案研究、整體企劃、評選簡報及政府窗口，我們負責將全台LED媒體規劃與執行到位。
投標前一起規劃，得標後立即執行；您負責取得標案，我們成為您背後可靠的LED媒體合作夥伴。
